Cambio de criterio en la AEPD: las empresas pueden crear grupos de WhatsApp para propósitos laborales con el número personal de los trabajadores

Abogado Eva Abajo y Abogado Jorge Cabet

Los grupos de Whatsapp son uno de los medios de comunicación más utilizados, por lo menos en Europa y, particularmente, en España, donde todo el mundo es parte de un grupo de Whatsapp con amigos o familia. Sin embargo, ¿qué ocurre cuándo se comparte un grupo de Whtsapp con compañeros de trabajo? ¿Qué impacto tiene un grupo de Whatsapp en nuestra privacidad? ¿Podemos incluir a otras personas en un grupo de Whatsapp sin su consentimiento? ¿Es el consentimiento la base de legitimación más adecuada para el tratamiento de datos?

La Agencia Española de Protección de Datos (en adelante, AEPD) ha arrojado luz en esta materia. El número de teléfono está considerado, ex lege, un dato personal, pero la aplicación de Whatsapp permite que un número de teléfono individual quede expuesto a todos los miembros que son parte del mismo grupo. Esto implica que el número de teléfono es compartido sin una base de legitimación, en concreto, el consentimiento del usuario, algo que no está permitido, atendiendo a la normativa de privacidad y protección de datos.

Sin embargo, el supervisor español ha compartido su punto de vista sobre esta cuestión. En una resolución reciente del día 9 de enero, la AEPD ha establecido que el consentimiento del individuo no es procedente en este caso. Esto se debe a que la creación de grupos de Whatsapp con una finalidad laboral está amparada en el contrato de trabajo, en visión de la propia AEPD y atendiendo a las circunstancias del caso que nos convoca.

En esta resolución, el regulador afirma que el contrato de trabajo, incluyendo el cumplimiento del convenio colectivo aplicable, sería suficiente cobertura legal para la inclusión del trabajador en este tipo de grupos.

Este criterio se basa en un caso relativo a una compañía del sector logístico, que desembocó en una reclamación por parte del trabajador contra dicha compañía por incluirle sin su consentimiento en dos grupos de Whatsapp que esta creó con el propósito de distribuir el trabajo. En estos grupos, se compartía información esencial para el correcto desempeño de las funciones laborales de los empleados, como la localización de las furgonetas de reparto al final del día, los horarios laborales y las rutas asignadas a cada trabajador.

La empresa argumentó que, para organizar el trabajo desarrollado fuera de su sede, el uso de Whatsapp como medio de comunicación entre la empresa y los empleados era fundamental. La compañía alegó a este respecto que los trabajadores estaban debidamente informados del uso de Whatsapp como canal de comunicación. Al tratarse una empresa pequeña con recursos limitados, la AEPD se plegó a este criterio y archivó el procedimiento.

Con la publicación de esta decisión, la AEPD ha otorgado carta de naturaleza a que las compañías incluyan el número personal de los empleados en grupos de Whatsapp con propósitos laborales prescindiendo de la base legal del consentimiento, siempre que los datos compartidos cumplan con los principios de protección de datos regulados ex artículo 5 del RGPD.

Todavía hay lugar para recurrir esta decisión, no obstante, hay que tener en cuenta que supone un cambio de criterio respecto a resoluciones anteriores, que antes eran más garantistas en lo que respecta a la protección de datos personales y la ejecución del contrato laboral. Ahora, la AEPD es más pragmática respecto a la gestión empresarial.

Analizando este caso, se puede entender que la ejecución del contrato de trabajo es una base de legitimación suficiente para añadir a los trabajadores a un grupo de Whatsapp sin su consentimiento, en el caso de que no se pueda establecer una comunicación vis a vis.

Esta perspectiva se justifica mediante una resolución publicada el pasado 10 de enero de 2023. En esta ocasión, el personal de limpieza fue incluido en un grupo de Whatsapp de una comunidad de vecinos, para que pudiera informar de las tareas realizadas al finalizar la jornada laboral y así los vecinos pudieran estar informados sobre el desempeño de sus funciones. En este caso, el contrato de trabajo es suficiente base de legitimación para incluir a la trabajadora  en el grupo de Whatsapp dado que, en este supuesto, no hay necesidad de establecer esta comunicación para que la empleada pueda desarrollar de forma óptima su trabajo.

El riesgo regulatorio de confiar en los dispositivos personales de los trabajadores es muy alto y la mejor alternativa, de acuerdo con la legislación de protección de datos, sería habilitar una cuenta corporativa en una aplicación más confiable que Whatsapp en términos de confidencialidad y seguridad de la información.

No obstante, y a pesar de las últimas resoluciones de la AEPD, siempre es necesario analizar los matices de cada situación concreta, ya que un mero detalle puede anular la aplicabilidad de una base concreta de legitimación.