ERA: Come gestire la “coda lunga” della spesa in azienda

Che cos’è la coda lunga?
È un concetto noto nella vostra azienda? Anche se non ne avete mai sentito parlare, vi riguarda di sicuro. In poche parole, con questo termine ci si riferisce al 20% delle transazioni di acquisto non-core che fondamentalmente non vengono gestite, di solito a causa dell’elevato numero di fornitori e di risorse interne limitate. Il modo migliore per spiegare cos’è la coda lunga è rifarsi alla regola di Pareto, secondo cui l’80% della spesa di un’azienda viene gestito in modo strategico con il 20% dei fornitori. Di solito questo 80% include i costi di beni, utensileria, altre spese in conto capitale, assicurazioni, affitti e utenze.

Il rimanente 20%, o coda lunga, riguarda invece l’80% dei fornitori. Di questa “coda” fanno parte migliaia di articoli di consumo gestiti a magazzino (MRO, DPI, articoli per imballaggi, spedizioni e magazzino, prodotti sanitari e per l’igiene, gas industriali), logistica, reti e servizi di telecomunicazione, e altre voci quali rifiuti, abbigliamento da lavoro ed elaborazione buste paga. Va rilevato, inoltre, che i costi per l’elaborazione e il pagamento delle fatture per questo tipo di acquisti spesso superano il valore dei beni o dei servizi ricevuti. Questo segmento di spesa è difficile da gestire in modo efficace. E anche ottenere i prezzi migliori del settore dai fornitori che meglio rispondono alle vostre esigenze costituisce una sfida.

Di seguito il caso recente di un cliente nel settore manifatturiero, con una spesa pari a 56 milioni di dollari:

La coda lunga, che qui ammonta a 9,4 milioni $, riguarda MRO, imballaggi, assicurazioni, IT, logistica, telecomunicazioni, abbigliamento, rifiuti, forniture per ufficio, marketing, formazione, regolamentazione, ecc.

In alcune categorie di spesa sono possibili risparmi del 10-40%. Spesso questi potenziali risparmi vengono trascurati a causa di una bassa aspettativa in termini di rendimento, oltre alla mancanza di visibilità, risorse interne e dati di riferimento. Manager e direttori d’acquisto devono cambiare il modo in cui guardano alle spese indirette. Il motivo principale per cui molti responsabili dicono di non gestire la coda lunga (troppo costosa dal punto di vista del processo) è esattamente il motivo per cui non dovrebbero ignorarla (troppo costoso per il business).

Qual è il primo passo per affrontare la coda lunga?

Avete mappato la spesa della vostra azienda come nella figura qui sotto? La spesa può essere scomposta per fornitore o categoria di costo. Tuttavia, applicare entrambi i metodi rappresenta un’ottima regola generale, perché così si ha un quadro chiaro che consente di identificare le opportunità di risparmio. Se state valutando una revisione interna della spesa, questo dev’essere il primo passo. Non si possono misurare i miglioramenti se prima non si definisce il punto di partenza.

Visualizzare i dati relativi alla spesa di un esercizio precedente in questo formato può fornire informazioni preziose a un CEO o a un CFO. Al posto di singole voci, per esempio materie prime, lavorazioni esterne, manodopera, imballaggi, forniture per la linea di produzione, ecc., questo modello di reporting offre un’istantanea della spesa molto più dettagliata, divisa per categorie di costo e parco fornitori.

Sondare ancor più in profondità una determinata categoria può portare a una comprensione ancor maggiore. Per esempio, nella categoria MRO (Maintenance, Repair and Operations)1, i dati riferiti alla spesa possono essere riportati per prodotto (utensili da taglio, lubrificanti, elementi di fissaggio, dispositivi di protezione individuale, ecc.) e incrociati con i fornitori.

La vostra organizzazione sarà così in grado di accorciare metodicamente la “coda”, sfruttare il potere d’acquisto, ottenere visibilità sui costi e definire delle metriche per misurare il grado di raggiungimento degli obiettivi futuri partendo dallo stato attuale

8 motivi che rendono difficile la gestione della coda lunga:

• Conoscenza della categoria: Ogni categoria di spesa è caratterizzata da propri driver di costo, condizioni di mercato, termini contrattuali e altri dettagli specifici. Per gestire efficacemente la coda lunga, è necessario comprendere a fondo tutti questi aspetti.
• Dati di benchmark: Per ottenere i prezzi migliori del settore sono indispensabili dati di benchmark esterni all’azienda. Accedervi rappresenta una sfida, perché non sono di facile reperibilità. E non dimentichiamo che i fornitori cercano di massimizzare ricavi e margini su ogni articolo fornito.
• Risorse interne: Gli uffici di procurement raramente hanno il tempo o i dati di riferimento per dedicare a quest’area di spesa l’attenzione che meriterebbe. Spesso la funzione Acquisti è troppo presa a soddisfare le esigenze della linea di produzione, chiedere preventivi e risolvere problemi legati ai materiali di produzione. In aggiunta, molte società hanno un lungo elenco di priorità e di solito la coda lunga non è in cima a questa lista
• Supporto dei dirigenti: Molti dirigenti pensano che il potenziale di risparmio sia esiguo e trascurano quest’area di spesa, preferendo strategie che offrano benefici più immediati (e diano maggiore visibilità). Sono dunque riluttanti a impegnare risorse per scoprire opportunità di risparmio nella coda lunga.
• Controlli interni: Spesso si aggiungono fornitori in base alle necessità del momento, senza un piano strategico; ciò comporta le cosiddette spese maverick (acquisti estemporanei, non conformi ai processi di acquisto aziendali). Senza una strategia documentata e uno o più referenti, la coda lunga resterà in gran parte fuori controllo.
• Spesa frammentata Per una certa categoria di spesa, di solito ci sono più fornitori del necessario. Oltre alle tante categorie da gestire, le aziende potrebbero semplicemente non avere il tempo di dedicarsi con la dovuta attenzione alle relazioni instaurate con i singoli fornitori. Naturalmente, in questi casi, il potere d’acquisto limitato annulla potenziali economie di scala.
• Visibilità Raramente i dettagli dei prodotti o dei servizi acquistati vengono riportati e rivisti internamente a livello SKU. Preferendo la comodità, molte aziende utilizzano le carte acquisti (P-cards), che tuttavia rendono poco chiari i dati sulla spesa.
• Costi di elaborazione I costi per generare e ricevere un ordine d’acquisto, e per elaborare e pagare una fattura, spesso superano il valore dell’articolo acquistato. Spesso anche modelli di ordinazione ed evasione (fulfillment) inefficienti rendono difficile la gestione della coda lunga.

Gestione della coda lunga: valutazione delle opportunità

La vostra azienda potrebbe non avere il tempo o le risorse per fare davvero i conti con la coda. Forse i vostri manager hanno già individuato le aree da analizzare, ma non hanno ancora compiuto il primo passo per condurre una revisione. Una valutazione adeguata delle opportunità che derivano da una gestione attiva della coda lunga si traduce in un vantaggio competitivo per la vostra azienda. Perché continuare a sprecare denaro che potrebbe portare a un miglioramento dei risultati o essere destinato ad altri progetti più importanti?

Expense Reduction Analysts

Expense Reduction Analysts (ERA) offre un’ampia gamma di soluzioni per assistere le aziende di tutto il mondo. Il nostro team collabora con aziende attive in tutti i settori industriali e abbiamo già aiutato migliaia di imprese a operare in modo più efficiente e a tutelare i propri margini.

Fondata nel 1992, ERA è una delle principali società di consulenza al mondo, specializzata nell’ottimizzazione dei costi e nella gestione delle relazioni con i fornitori. Con oltre 700 consulenti che operano in più di 40 paesi, ERA fornisce consulenza sulle migliori pratiche specifiche del settore, riducendo i costi e, infine, fornendo soluzioni su misura a vantaggio della crescita aziendale.

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