Whistleblowing nelle PMI: nuove norme, nuove responsabilità

Bana Avvocati Associati 

Avv. Martina Emilia Scalia

A partire dal 17 dicembre 2023 trova applicazione anche alle piccole e medie imprese (PMI) la disciplina dettata dal n. 24 del 10 marzo 2023, che, in  «attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali», ha esteso la disciplina del whistleblowing alle aziende private che presentino un organico medio annuo compreso tra i 50 e i 249 dipendenti.

Questa estensione mira a colmare il divario normativo rispetto alle imprese di maggiori dimensioni, riconoscendo che le PMI sono altrettanto vulnerabili a pratiche illegali e necessitano di strumenti efficaci per prevenirle.

Il D.lgs. n. 24/2023 impone alle PMI l’obbligo di istituire canali interni ed esterni di segnalazione di condotte illecite, oltre che una procedura di divulgazione pubblica.

Detti canali di segnalazione devono essere facilmente accessibili e adeguatamente comunicati ai dipendenti e devono prevedere modalità di segnalazione in forma sia scritta che orale. A tal fine, viene incoraggiata la diversificazione dei canali medesimi, attraverso l’istituzione, a titolo esemplificativo, di hotline, sistemi di messaggistica vocale, piattaforme online sicure o metodi analogici/cartacei che garantiscano la riservatezza del segnalante (es. sistema di buste chiuse recanti la dicitura «riservata al gestore della segnalazione»).

Il Decreto fissa, inoltre, condizioni specifiche per accedere alla procedura esterna e alla divulgazione pubblica, condizionate alla non attivazione o all’inefficacia del canale di segnalazione interna, così ribadendo la priorità del ricorso a tale ultimo canale; ciò al fine di incentivare gli enti a dotarsi di sistemi organizzativi efficienti integrati nei propri sistemi di controllo interno e di realizzare un corretto bilanciamento tra la tutela del whistleblower e la salvaguardia della reputazione dell’ente.

A tal proposito, è opportuno evidenziare che, al fine di consentire alle PMI di semplificare gli adempimenti e di contenere i costi a proprio carico, il Decreto prevede, per le imprese con non più di 249 dipendenti, la facoltà di condividere il canale di segnalazione interna e la relativa gestione, e ciò sia nel caso di appartenenza a un medesimo gruppo, sia che si tratti di enti e organizzazioni privi di legami tra loro.

Sul punto, le Linee Guida ANAC precisano che, nel caso in cui più soggetti privati decidano di affidare al medesimo soggetto (esterno) la gestione delle segnalazioni, «è necessario garantire che ciascun ente acceda esclusivamente alle segnalazioni di propria spettanza tenuto anche conto della attribuzione della relativa responsabilità. Pertanto, dovranno essere adottate misure tecniche e organizzative per garantire che ciascun ente abbia accesso solo alle segnalazioni di propria competenza».

A tal fine, le PMI che intendano condividere il canale di segnalazione dovranno stipulare accordi/convenzioni tra loro, nei quali definire i termini della gestione in forma associata delle segnalazioni.

Quanto alla gestione delle segnalazioni ricevute, le imprese devono adottare misure di sicurezza robuste per garantire la riservatezza delle segnalazioni. In tale contesto, assumono carattere essenziale l’imparzialità e l’indipendenza delle persone e/o degli organismi deputati alla gestione dei canali di whistleblowing, onde assicurare il pieno rispetto delle garanzie dei segnalanti e la sicurezza del trattamento delle informazioni dagli stesi fornite.

Il mancato rispetto degli obblighi imposti dal Decreto potrebbe portare a sanzioni pecuniarie significative per le PMI.

È dunque imperativo che le aziende comprendano appieno gli aspetti normativi e adottino misure concrete per garantire la conformità delle procedure di gestione delle segnalazioni, insieme a un costante monitoraggio e miglioramento dei canali di whistleblowing.

In tale contesto, la collaborazione tra imprese, professionisti e organizzazioni di supporto, ivi comprese le Camere di Commercio estere, diventa fondamentale per garantire una corretta applicazione delle nuove disposizioni e per plasmare un ambiente economico più etico e trasparente.